L'évènement tel qu'on l'a connu n'existe plus

Participer à un salon, que ce soit en tant qu’exposant ou conférencier, est de plus en plus au cœur des stratégies de business développement et marketing. Il est donc primordial de l’associer à une campagne digitale, et ce, dans un but bien précis : permettre à l’entreprise de gagner en visibilité, mais surtout l’aider à générer plus de leads, qu’il s’agisse de personnes intéressées par l’événement, ou des rendez-vous déjà établis.

S’ils ont longtemps été utilisés à titre privé, les réseaux sociaux professionnels ont depuis su s’imposer comme un indispensable dans la communication corporate des entreprises, au point qu’aujourd’hui, il est incontournable pour une entreprise de développer une stratégie digitale, qu’elle soit liée ou non à un événement professionnel. Cependant, avant de se lancer, il est important de se poser les bonnes questions, que ce soit avant l’événement, pendant, et même après.

1. Quel est le but de cette campagne ?

2. Quelle doit-être mon audience ?

3. Quels sont les résultats attendus ?

En amont d’un événement, préparer du contenu Social Media

Comme toute autre campagne Social Media, un événement doit se préparer en amont.

Dans un premier temps, il est primordial d’identifier autant que possible les personnes qui seront présentes, et connaître les raisons de leur venue : sont-elles inscrites à une conférence animée par leur entreprise ? Viennent-elles rencontrer un porte-parole ? Un lien existe-t-il déjà entre un prospect ou une entreprise, auquel cas, qui sont celles et ceux qu’il faudrait contacter via la messagerie privée de Sales Navigator, par exemple ?

À ce moment-là, il est judicieux de préparer une carte de visite, ou du moins d’en choisir la version moderne : le QR code qui est désormais lié aux profils de certains réseaux.

En contactant les prospects, il faut également se demander pourquoi il est intéressant de les rencontrer, est-ce à titre personnel pour étendre son réseau, ou est-ce en tant qu’entreprise ?

Par ailleurs, et ce toujours en amont de l’événement, il faut pouvoir se renseigner sur le ou les hashtags liés à l’évènement et les enregistrer. En effet, en les utilisant, les posts gagneront en visibilité (impressions), et seront vus presque uniquement par des profils qualifiés.

Viendra enfin la création du contenu dédié : les posts doivent être ciblés avec des mots clés pertinents et doivent tagguer les bonnes personnes, comme le porte-parole de l’entreprise, ou des représentants qui sont sur place, sur un stand, ou qui animent une conférence.

N’oubliez pas les posts qui cibleront directement des profils influents qui seront sur place, il peut s’agir d’un excellent moyen pour engager la conversation et augmenter, là encore, la visibilité.

Enfin, c’est aussi à ce moment-là que doivent se préparer les Live Tweets :

Qui sont les intervenants ? Sur quel sujet ? À quelle occasion ? Disposent-ils de profils sur les réseaux sociaux ? Seront-ils accompagnés ? si oui par qui ? Autant de questions à se poser le plut tôt possible pour rendre nos publications les plus impactantes possibles.

En amont de votre événement, il est également important de se demander quels sont les contenus que vous souhaiterez produire une fois sur place. Réfléchissez au type de photo ou visuel qu’il vous faut, préparez la trame pour vos vidéos à venir (surtout s’il s’agit d’interview ou si vous souhaitez profiter de l’événement pour faire une annonce).

Enfin, il est important de se demander s’il peut être pertinent de mettre en place une campagne payante. Non seulement celle-ci peut aider à générer des inscriptions supplémentaires à un événement, mais une campagne de paid sur les réseaux sociaux peut surtout permettre de créer des rendez-vous sur place.

Le Social Media le jour J d’un événement

Pendant l’événement, une grande réactivité est indispensable.

En effet, si les outils de programmation peuvent aider l’équipe Social Media pour la publication de certaines publications, il ne faut en aucun cas négliger l’importance des Live Tweets.

Le jour J toujours, il est important de réagir aux hashtags officiels, ainsi qu’aux posts des autres participants et des influenceurs. Cela boostera votre page aussi bien côté engagement que côté visibilité, toujours auprès d’une audience très qualifiée.

Enfin, prenez un maximum de photos, tournez un maximum de vidéos (préférez les formats longs, plus faciles à découper par la suite) et si possible favorisez une captation sonore de qualité. On le sait, les salons professionnels et autres conférences de presse sont parfois des endroits bruyants…

L’événement est terminé, pas son activation Social Media

Une fois l’événement passé, prenez le temps d’éditer et monter les photos et vidéos afin de les publier. Lors du montage, n’oubliez pas d’ajouter des sous-titres à vos vidéos. En effet, en plus d’attirer l’œil et de jouer le jeu des algorithmes, ils vont permettre à ceux qui, par exemple, désactivent le son, de la regarder, ce que fait la majorité des internautes.

Enfin, rappelez-vous que les sous-titres sont un renfort cognitif : lire et entendre le même message en même temps va renforcer la mémorisation !

Une fois ces éléments prêts, planifiez vos posts sur la durée afin de ne pas tous les utiliser d’un coup et de faire vivre votre communication dans le temps. Utilisez-les comme un retour d’expérience.

Il est également important de reprendre contact avec les personnes rencontrées sur place et que vous aviez peut-être contacté avant l’événement : avez-vous eu l’occasion de vous rencontrer ? Votre prospect demandait-il plus d’informations lors de votre rendez-vous ?

Enfin, il ne faut pas être timide et parfois carrément inviter votre interlocuteur à s’abonner à votre page entreprise, voire à votre newsletter.

Et n’oubliez pas qu’en cas de doute, votre agence de communication digitale peut vous venir en aide.

La saison des salons va bientôt reprendre. Et parce que votre participation peut être décisive pour votre stratégie de business development, nous vous proposons cette checklist qui sera votre indispensable !

En amont de l’événement

Lister les personnes présentes : recenser parmi vos équipes, clients et prospects qui est inscrit à l’événement et pour quelle raison ?
Lister les conférences pertinentes pour votre entreprise
Lister les conférences / ateliers animés par votre entreprise
Lister les rendez-vous programmés…
… Et ceux qui ne le sont pas encore programmés, mais que l’on veut obtenir
Prendre contact avec vos prospects pour leur annoncer la participation de votre entreprise à l’événement ou leur proposer un rdv sur place
Préparer une carte de visite numérique : préparez votre carte de visite au format QR code pour renvoyer vers votre profil LinkedIn et vers la page de votre entreprise
Lister les hashtags rattachés à l’événement : sur LinkedIn et Twitter (étendre les réseaux selon l’événement)
Anticiper du contenu pour alimenter vos réseaux sociaux et le programmer : pensez mots clés, tag, agenda, visuels, gifs ou émoticônes qui vont attirer l’œil sur votre post
Anticiper vos Live Tweets : produisez vos visuels en amont en mettant en avant les phrases percutantes / quotes des porte-paroles de votre entreprise
Lister les contenus à produire sur place : photos, vidéo…
… Pour les photos, vérifiez et préparez votre matériel
… Pour les vidéos, préparez la trame, pensez au lieu et vérifiez votre matériel
Penser aux campagnes paid
Définissez vos objectifs (inscriptions, visibilité ou encore génération de leads) et préparez vos contenus.

Le Jour J

Animer les Live Tweets en utilisant le contenu anticipé, mais aussi en prenant des photos et citations le jour J. Suivez ce qui se dit pendant les conférences et réagissez aux commentaires pour créer de l’engagement.
Suivre les hashtags officiels et réagir dès que l’occasion se présente
Commenter les posts des profils influents identifiés en amont : il n’est pas trop tard pour se rencontrer !
Créer autant de contenu que possible : prenez un maximum de photos et vidéos, mieux vaut en avoir trop que pas assez, le tri pourra se faire dans un second temps

Après l’événement

Éditer les photos
Monter les vidéos : pensez sous-titres pour maximiser la portée de vos publications Social Media
Exploiter le contenu en planifiant plusieurs posts sur la durée pour faire vivre l’événement même une fois celui-ci terminé, tout en utilisant un maximum des formats rich media pour jouer le jeu des algorithmes
Reprendre contact avec les personnes rencontrées sur place : il est maintenant temps de transformer vos prospects en clients
Créer des CTA (call to action) : proposez à vos nouveaux contacts de découvrir votre page entreprise et / ou votre newsletter

À tout moment

S’adresser à votre agence de communication en cas de doute 😉

Article rédigé par Flore Dutronc

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